УДК 658.562


Використання методів управління проектами
при впровадженні системи управління  якістю
 в підприємстві автосервісу

 

Кандидат технічних наук, професор  Андрусенко С.І., аспірант Бугайчук О.С.


                                                                                   
Постановка проблеми. На цей час переважна кількість підприємств автосервісу, які працюють в Україні, ще не надають послуги високої або навіть достатньої якості, яка могла б задовольнити споживачів. Серед причин такого становища можна назвати відсутність або недостатність нормативної та технічної документації, технологічного та діагностичного обладнання, засобів вимірювальної техніки, низька кваліфікація та недостатня сумлінність персоналу, використання несертифікованих запасних частин та експлуатаційних матеріалів, погана організація роботи. Для покращення ситуації, звичайно, керівництво підприємств започатковує окремі дії або їх комплекси. Всі ці заходи можна розглядати як проекти, метою яких є досягнення певної мети – підвищення якості роботи підприємства. Такі заходи мають одночасно торкатись багатьох сторін роботи підприємства,  тобто носити комплексний характер. Таким комплексним проектом є впровадження в підприємстві системи упрвління якістю (СУЯ) у відповідності до вимог стандартів ДСТУ ISO 9000-9004 редакції 2001 року [1,2,3].

Аналіз останніх досліджень і публікацій показує, що питанням впровадження систем якості в підприємствах автомобільного транспорту присвячено багато робіт (наприклад, [4, 5]), але систематизоване використання методів управління проектами ще не знайшло достатнього розповсюдження при розв’язанні проблеми покращення якості роботи підприємств автосервісу.

Тому метою даної статті є розробка методики застосування механізмів управління проектами для розв'язання задач покращення якості роботи підприємств автосервісу.

Виклад основного матеріалу дослідження. У відповідності з [6,7] проект можна визначити, як обмежену в часі цілеспрямовану зміну окремої системи з встановленими вимогами до якості результатів, можливими обмеженнями витрат ресурсів та специфічною організацією. Управління проектом є управлінням змінами, завдяки яким  організація переводиться з існуючого стану в бажаний цільовий.
Покращення якості роботи підприємства майже завжди пов’язане з організаційними змінами, тому може розглядатись як організаційний проект, який і  є об'єктом дослідження. Організаційний проект може бути спрямований на зміну складу організації, її структури, дій учасників, цільових функцій, інформованості, порядку функціонування. Слід відмітити, що при реалізації проектів впровадження систем управління бізнес-процесами або систем управління якістю в організаціях можуть змінюватись всі перелічені вище складові в межах одного або декількох окремих проектів, які виконуються  одночасно.  Тобто, в багатьох випадках організаційний проект являє собою мультипроект. 
Організаційний проект, який полягає в цілеспрямованій зміні організаційної системи, характеризується тим, що в них предмет та суб’єкт змін є активними елементами, тобто можуть самостійно приймати рішення та діяти у відповідності з ними. Також, в процесі реалізації проекта як предмет проекта, так і суб’єкт можуть змінюватись.
В роботі [6] відзначається, що організаційні проекти мають наступні особливості:

В активних проектах, якими, як правило, є організаційні проекти, суб’єкт проекту в умовах нестабільного середовища запроваджує сукупність дій з метою створення організації, що стабільно функціонує, та управління нею на основі багатокритеріального аналізу та синтезу умов функціонування  елементів системи, які здатні до цілеспрямованої активної поведінки [8]. Активний проект є адаптивною системою, в якій організований зворотній звязок, що дозволяє системі вносити в перебіг проекту корективи та  усувати невідповідності й конфлікти.
Будь-який організаційний проект має включати такі елементи [6]:

При виконанні проектів важливо мати модель активної системи, яка  має включати такі складові: 

Додатково відмічають наявність або відсутність динаміки, багаторівневості, множини взаємопов’язаних діючих осіб, розподіленого контролю, невизначеності.
При реалізації проектів можуть змінюватись всі зазначені вище складові активної системи, тому всі вони у такому випадку можуть бути  об’єктами управління.
Основні задачі управління при організаційному проектувнні мають відповідати основним чотирьом фазам життєвого циклу проекту [9]: розробці  концепції проекту, плануванню реалізації, здійсненню проекту, завершенню проекту.
Тому можна сформулювати наступні загальні задачі організаційного проекта:

Велике значення в управлінні проектами відіграють механізми  управління, які є сукупністю законів, правил та процедур, що регламентують взаємодії осіб, які приймають участь у проекті, у тому числі і процедур прийняття  рішень керівництвом проекту та їх реалізації.
Задачі управління проектами відповідають на питання: “ Що треба робити для реалізації проекту?”,  а механізми – “Яким чином це треба робити? ”.
В подальшому важливим предметом дослідження мають бути механізми управління організаційними  проектами.
Можна перерахувати наступні механізми управління проектами [6]:

Конкретизуємо сказане вище на прикладі проекту впровадження системи управління якістю в підприємстві автосервісу.
Структура системи управління якістю регламентована відповідними стандартами [1,2,3]. Для її побудови та впровадження в підприємстві, проект має передбачати виконання задач, які наведені в табл.1.
При розробці проекту слід мати на увазі, що найбільш ефективним та правильним за сучасних умов є розроблення та впровадження системи управління якістю шляхом залучення та спільної роботи з зовнішніми консультантами. 

 

Таблиця 1.
Етапи та склад робіт з виконання проекту впровадження системи управління якістю в підприємстві автосервісу середньої потужності
(100-200 одиниць виробничого персоналу)


№

Етапи виконання проекту

Склад робіт
(задачі, що вирішуються)

Вико-
навці

Термін

Результат

1.

Прийняття рішення про впровадження СУЯ в підприємстві.

1. Презентація  концепції СУЯ керівництву підприємства консультантами.
2. Проведення переговорів з керівництвом підприємства.
3. Розробка технічного завдання та укладання угоди.
4. Ознайомлення колективу підприємства з необхідністю та порядком робіт з впровадження СУЯ.

Кон-
сультан-
ти.
Керів-
ництво під-
приємст-
ва.

Один тиж-
день

1. Укладена угода.
2. Технічне завдання.
3. Наказ по під-
приємству про порядок впровадже-
ння СУЯ.
4. Приз-
начення керівника проекту від під-
приємства.

2.

Обстеження підприємства

1. Збір необхідних документів підприємства.
2. Аналіз документів.
3. Підготовлення  форм  документів для збору інформації.
4. Проведення інтерв’ю з керівництвом і персоналом.
5. Встановлення існуючого рівня управління якістю .

Кон-
сультан-
ти.

Три тижні.

1. Зібрана інформація.
2. Заповнені форми.
3. Опис процесів.
4. Схема існуючої мережі бізнес-процесів.
5. Звіт.

3.

Планування та організація робіт.

1. Розроблення, узгодження та  затвердження переліку та графіку робіт по розробці системи управління якістю.
2. Розроблення графіку розробки та коректування нормативних документів із вказанням термінів і виконавців робіт.
3. Розроблення програми навчання персоналу по управлінню якістю.
4. Складання командою проекту бізнес-плану та кошторису проекту.

Кон-
сультан-
ти.
Керів-
ництво під-
приємст-ва.

Три тижні.

1. Графік робіт по розробці СУЯ.
2. Графік робіт по розробці норматив-
них  документів.
3. Діаграма
мережі проекту.
4. Програ-
ми навчання персоналу.
5. Бізнес-план проекту.

4.

Визначення мережі процесів СУЯ та призначення власників процесів.

1. Навчання та атестація  вищого менеджменту підприємства основам процесного підходу.
2. Встановлення системи процесів, їх взаємозв'язку та  взаємодії, виділення ключових процесів, необхідних для досягнення цілей в галузі якості
( ISO 9001-2000, п.4).
3. Визначення відповідальності та  делегування повноважень, які необхідні для досягнення цілей.

Кон-
сультан-
ти.
Керів-
ництво під-
приємст-ва.

Чотири тижні.

1. Навчені
управлінці.
2. Процесна
модель підприємст-
ва
3. Відпо-
відаль-
ності та повноваже-
ння визначені.

5.

Розробка СУЯ для підприємства.

1. Формулювання місії та бачення підприємства.
2. Встановлення потреб та очікувань споживачів та інших  зацікавлених сторін.
3. Формування стратегії управління та політики в сфері якості.
4. Трансформація цілей,  сформульованих  в політиці в сфері якості
в цілі кожного структурного підрозділу.
5. Розроблення політики в сфері якості .
6. Визначення функцій і задач системи управління якістю, виходячи із специфіки підприємства та вимог ISО 9000.
7. Визначення виконавців функцій та задач системи управління якістю.
8. Розроблення керівництва з якості.
9. Створення та організація роботи команд для опису процесів і створення перших версій документів СУЯ.
10. Створення моніторингу за ходом реалізації проекту:
- розробка методів вимірювання результативності та ефективності кожного процесу, аналіз результатів цих вимірювань для постійного покращення процесів;
- визначення засобів, необхідних для попередження невідповідностей та усунення причин їх появи;
- розроблення та впровадження методів постійного поліпшення системи управління якістю.

Кон-
суль-
танти.
Керів-
ництво та персонал під-
приємст-ва.

Два-
над-
цять
тижнів.

 

1. Задоку-
ментована СУЯ.
2. Сформу-
льована місія.
3. Встанов-
лені потреби та очікування споживачів.
4. Визначе-
на стратегія розвитку.
5. Розробле-на політика якості.
6. Визначе-
ні цілі різних рівнів.
7. Керів-
ництво  з якості.
8. Створені команди для опису проце- сів.
9. Розроб-
лені регламенти процесів.

6.

Впровадження та дослідна експлуатація СУЯ.

1. Організація та проведення навчання керівництва та працівників методам статистичного управління процесами.
2. Введення в дію першого пакету документів системи управління якістю.
3. Організація і проведення одночасно з цим навчання внутрішніх аудиторів.
4. Проведення першого внутрішнього аудиту і "запуск" механізму неперервного удосконалення процесів.
5. Введення в дію всієї документованої системи управління якістю та системи моніторингу її ефективності та результативності.

Кон-
сультан-
ти.
Керів-
ництво під-
приємст-ва.

Десять тижнів.

1. Впрова-
джена СУЯ.
2. Результа-
ти внутріш-
нього аудиту.

7.

Сертифікація СУЯ.

1. Заключна перевірка готовності системи управління якістю до сертифікації.
2. Вибір органу з сертифікації, оформлення та подання заявки на сертифікацію СУЯ.
3. Процедура сертифікації.
4. Забезпечення функціонування та постійного поліпшення.

Керів-
ництво під-
приємст-ва.

Орієнтовно десять тижнів.
  • Сертифі-кована СУЯ.
  • Сертифі-кат про відповід-

ність СУЯ  вимогам
ISO 9000.

 

Висновки. В результаті виконаної роботи сформульовані задачі управління проектом впровадження системи управління якістю, показані етапи впровадження СУЯ, визначений склад робіт по кожному з етапів, наведені орієнтовні терміни виконання етапів проекту.

Перспективи подальшого дослідження. Подальше дослідження планується вести в напрямку деталізації задач та розробці механізмів впровадження СУЯ, особливо стосовно регламентації та оптимізації мережі процесів СУЯ шляхом створення математичних моделей процесів СУЯ [10].

 

Література